データの保存、アクセス、削除に関する明確なルール

範囲

このポリシーは、サービスを提供する過程で、または正当なビジネス ニーズのために JBA が合法的に収集、生成、または保持する以下の記録に適用されます。

会員アカウント情報、ディーラー申請書、ビジネスおよび本人確認書類、保管または取引証拠、顧客との通信、購入者ID管理記録、入札および落札記録、注文、支払いおよび決済証拠、請求書、配送および輸出入記録、セキュリティログ、およびサービスの提供、取引の安全性の保護、または法的義務の遵守に必要なその他の情報。

データの保管と管理

JBA は、データの性質と機密性に応じて適切なストレージとアクセス制御を適用します。

メンバーの申請とアカウントのデータは通常、アクセス制御によって保護されたビジネス システムに保存されます。

身分証明書、ビジネス証拠、その他の非公開レビュー ファイルは、公開されている製品画像、Web サイト メディア、および同様のコンテンツから適切に分離され、不正な公開アクセスは制限されています。

JBA がクラウド、本人確認、決済、通信、またはその他のサービス プロバイダーにデータの処理を委託する場合、JBA はサービス、データ カテゴリ、適用法に従って必要な管理とレビューを適用します。

処理場所、サービスプロバイダーまたは処理方法が大幅に変更された場合、JBAは必要に応じて関連するプライバシーおよび情報セキュリティ対策を再評価します。

アクセス権限

JBAは、個人情報および商用資料へのアクセスを最小限の権限の原則に従って管理します。

会員審査、取引処理、顧客サポート、情報セキュリティ、システム保守、法令順守のためにアクセスが必要で、適切な権限を与えられた担当者のみが、関連情報にアクセスできます。

役職や一般的な管理権限だけを理由に、アクセスが自動的に許可されるわけではありません。

サービスプロバイダーは、委託された機能を実行するために必要な範囲でのみデータを処理することができ、適用される契約要件、機密保持要件、およびセキュリティ要件の対象となります。

JBAは、技術的および運用上可能な範囲で、重要なデータへのアクセス、管理、エクスポート、変更および削除に関する必要な記録を保持します。

データ保持期間

JBAは、合理的なビジネス上または法的根拠がない限り、個人情報を無期限に保持しません。

原則として、次の保存基準が適用されます。

法律、契約、または規制上の要件でより長い保存期間が指定されている場合は、その要件が優先されます。

削除、匿名化、法的保留

保存期間が満了し、継続的に保存する必要が合法的または合理的でない場合、JBAは、データの性質およびシステム条件に応じた適切な方法でデータを削除または不可逆的に匿名化します。

JBAは削除前に、会員申請書および本人確認書類を、法律により引き続き保持する必要がある契約書、注文書、請求書、会計および取引記録から合理的に区別します。

したがって、会員資格の終了や削除の要請は、必ずしも関連するすべての取引記録を直ちに削除できることを意味するものではありません。

通常の削除スケジュールは、未払い金額、不完全な納品、払い戻しまたは請求、取引紛争、詐欺または違法行為の疑いの調査、規制または税金の要件、司法手続き、または法律による継続的な保持が必要なその他の事項がある場合、一時的に停止されることがあります。

保留事由が終了した後、JBA は引き続き保留が必要かどうかを再評価します。

バックアップとデータ復元

全銀協が関連するビジネスデータをバックアップする場合、アクセス制御、保存期間、回復管理、安全な削除メカニズムなど、データのカテゴリとリスクに応じて適切なセキュリティ対策を適用します。

バックアップデータは、原則として事業継続、システム復旧、セキュリティ管理のみに使用し、個人情報の保存期間延長のためには使用しません。

バックアップ データは、該当する保存期間を超えると、上書き、削除されるか、関連するシステムおよびセキュリティ ルールに基づいて適切に処理されます。

情報セキュリティと運用管理

データの不正アクセス、漏洩、改ざん、損失または悪用のリスクを軽減するために、JBA は、その事業規模とデータの性質に応じて、以下を含む合理的な管理的および技術的措置を適用します。

• 職務責任に応じてアクセス許可を設定します。
• 重要なシステムに適切な認証を適用します。
• 責任が変更された場合は、権限を速やかに調整または取り消します。
• 機密性の高いレビュー ファイルを公開 Web サイトのコンテンツから分離します。
• 重要なデータアクセスおよび管理操作の必要な記録を保持します。
• 不要になったデータを定期的に確認します。
• 必要に応じて、データの回復と削除の手順をテストします。
• 情報セキュリティインシデントの疑いを調査し、必要な措置を講じます。

アクセス、修正、削除のリクエスト

会員および申込者は、準拠法に基づき、JBAが保有する関連個人情報の閲覧、訂正、利用停止、削除を請求することができます。

JBAでは個人情報保護のため、ご請求の処理前に必要な本人確認をお願いする場合がございます。

法律、税金または会計上の義務、不完全な取引、支払い、請求、紛争、またはその他の正当な理由により情報を保持し続ける必要がある場合、JBAは直ちに情報を削除できない場合があります。

この場合、全銀協は適用法で認められる範囲で継続保有理由を説明します。

JBA の公式プライバシーおよびデータ問い合わせデスクにリクエストを送信してください。 privacy@japanbrandauction.jp 件名は「プライバシーに関するリクエスト」です。通常の電子メールに身分証明書を添付しないでください。確認書類が必要な場合、全銀協は安全な提出方法を提供します。

ポリシーのレビューと更新

全銀協は、法令、業務プロセス、情報システムおよびデータ処理方法の変更に応じて、本ポリシーを定期的に見直します。

重大な変更が行われた場合、JBA は更新されたポリシーと発効日を Web サイトで公開し、適用される法律で要求される場合には追加の通知措置を講じます。