明确数据的保存、访问与删除规则

适用范围

本政策适用于 JBA 在提供服务过程中依法或基于业务需要收集、生成及保存的相关记录，包括：

会员账户资料、经销商申请资料、企业及身份验证文件、店铺或经营证明资料、客户沟通记录、Buyer ID 管理记录、竞拍及中标记录、订单、付款及结算凭证、发票、配送及进出口相关记录、安全日志，以及其他为提供服务、保障交易安全或履行法律义务所必要的资料。

数据的存储与管理

JBA 根据数据性质及敏感程度采取相应的存储和访问控制措施。

会员申请及账户数据原则上存储于受访问权限控制的业务系统中。

身份证明、企业证明及其他非公开审核文件与公开商品图片、网站媒体等内容实行适当的分离管理，并限制未经授权的公开访问。

如 JBA 委托云服务、身份认证、支付、通信或其他服务提供商处理相关数据，将根据服务内容、数据类别及适用法律，对相关供应商实施必要的管理和审查。

如数据处理地点、服务提供商或处理方式发生重大变化，JBA 将根据需要重新评估相关隐私及信息安全措施。

访问权限

JBA 按照最小必要权限原则管理个人信息及商业资料的访问权限。

只有因会员审核、交易处理、客户支持、信息安全、系统维护或法律合规等工作需要，并取得相应授权的人员，方可访问相关资料。

访问权限不会仅因职位或一般管理权限而自动授予。

相关服务提供商仅可在履行受托业务所必要的范围内处理数据，并受相应的合同、保密及安全要求约束。

对于重要数据的访问、管理、导出、修改及删除，JBA 将在技术及运营条件允许的范围内保留必要记录。

数据保存期限

JBA 不会在没有合理业务或法律依据的情况下无限期保存个人信息。

原则上适用以下保存标准：

如不同法律、合同或监管要求规定更长的保存期限，以相应要求为准。

删除、匿名化与法定保留

保存期限届满且不存在继续保存的合法或合理必要性时，JBA 将根据数据性质及系统条件采取适当方式进行删除或不可逆匿名化处理。

在执行删除前，JBA 将合理区分会员申请及身份证明资料与依法需要继续保存的合同、订单、发票、会计及交易记录。

因此，会员资格结束或提出删除请求，并不当然意味着与其有关的全部交易记录可以立即删除。

如存在以下情况，相关资料的正常删除计划可能暂时停止：未完成付款、尚未完成的商品交付、退款或索赔、交易争议、涉嫌欺诈或违法行为的调查、监管或税务要求、司法程序或其他依法需要继续保存的事项。

在上述原因消失后，JBA 将重新评估继续保存相关资料的必要性。

备份与数据恢复

如 JBA 对相关业务数据实施备份，将根据数据类别及风险采取适当的安全措施，包括访问控制、保存期限、恢复管理及安全删除机制。

备份数据原则上仅用于业务连续性、系统恢复及安全管理，不作为延长个人信息保存期限的手段。

当备份数据超过适用保存期限时，将按照相应系统及安全规则进行覆盖、删除或其他适当处理。

信息安全与运营管理

为降低未经授权访问、泄露、篡改、丢失或不当使用数据的风险，JBA 将根据业务规模及数据性质采取合理的管理和技术措施，包括：

• 按职责设置访问权限；
• 对重要系统实施适当的身份认证；
• 人员职责发生变化时及时调整或撤销权限；
• 将敏感审核文件与公开网站内容分离管理；
• 对重要的数据访问及管理操作保留必要记录；
• 定期检查不再需要保存的数据；
• 根据需要测试数据恢复及删除流程；
• 对疑似信息安全事件进行调查并采取必要措施。

访问、更正与删除请求

根据适用法律，会员及申请人可以就 JBA 持有的相关个人信息提出访问、更正、停止使用或删除等请求。

为保护个人信息安全，JBA 在处理请求前可能要求申请人完成必要的身份验证。

如相关资料因法律规定、税务或会计义务、未完成交易、付款、索赔、争议或其他合法理由必须继续保存，JBA 可能无法立即删除相关资料。

在此情况下，我们将在适用法律允许的范围内说明继续保存的理由。

相关请求请通过 JBA 官方隐私及数据咨询窗口提交： privacy@japanbrandauction.jp 邮件主题请注明“Privacy Request”。请勿通过普通电子邮件附上身份证明文件；如需验证资料，JBA 将提供安全的提交方式。

政策的审查与更新

JBA 将根据法律法规、业务流程、信息系统及数据处理方式的变化，定期审查本政策。

如发生重大调整，我们将在 JBA 网站公布更新后的政策及生效日期，并在适用法律要求的情况下采取进一步通知措施。