明確的資料保留、存取和刪除規則

適用範圍

本政策適用於 JBA 在提供服務過程中或出於合法業務需求而合法收集、產生或保留的記錄，包括：

會員帳戶資訊、經銷商申請、業務和身分驗證文件、商店或交易證據、客戶通訊、買家ID管理記錄、投標和中標記錄、訂單、支付和結算證據、發票、交貨和進出口記錄、安全日誌以及其他提供服務、保護交易安全或遵守法律義務所需的資訊。

資料儲存和管理

JBA 應用適合資料性質和敏感度的儲存和存取控制。

會員申請和帳戶資料通常儲存在受存取控制保護的業務系統中。

身分證明文件、商業證據和其他非公開審查文件與公開的產品圖片、網站媒體和類似內容適當分開，未經授權的公眾訪問受到限制。

如果 JBA 聘請雲端、身份驗證、支付、通訊或其他服務提供者處理數據，JBA 根據服務、數據類別和適用法律進行必要的管理和審查。

如果處理地點、服務提供者或處理方法發生重大變化，JBA 將根據需要重新評估相關的隱私和資訊安全措施。

存取權限

JBA 根據最小特權原則管理對個人資訊和商業材料的存取。

只有因會員審核、交易處理、客戶支援、資訊安全、系統維護或法律合規需要存取權限且已獲得適當授權的人員才能存取相關資訊。

存取權限不會僅僅因為職位或一般管理權限而自動授予。

服務提供者只能在履行其委託職能所需的範圍內處理數據，並遵守適用的合約、保密和安全要求。

在技術和操作可行的範圍內，JBA 保留重要資料的存取、管理、匯出、修改和刪除的必要記錄。

資料保留期限

如果沒有合理的商業或法律依據，JBA 不會無限期保留個人資訊。

原則上適用以下保留標準：

如果法律、合約或監管要求指定更長的保留期限，則以該要求為準。

刪除、匿名化和法律保留

当保留期到期且没有合法或合理的继续保留需要时，JBA 将根据数据的性质和系统条件通过适当的方法删除数据或不可逆转地匿名化。

在刪除之前，JBA合理區分會員申請和身分證明文件與依法必須繼續保留的合約、訂單、發票、會計和交易記錄。

因此，會員資格的終止或刪除請求並不一定意味著可以立即刪除所有相關交易記錄。

如果存在未付款、交付不完整、退款或索赔、交易纠纷、涉嫌欺诈或非法行为的调查、监管或税务要求、司法程序或其他法律要求继续保留的事项，普通删除计划可能会暂时中止。

保留原因結束後，JBA 重新評估是否仍有必要繼續保留。

備份和資料恢復

如果JBA備份相關業務數據，它會根據數據類別和風險採取適當的安全措施，包括存取控制、保留期限、復原管理和安全刪除機制。

備份資料原則上僅用於業務連續性、系統復原和安全管理，而不作為延長個人資訊保留期限的手段。

當備份資料超過適用的保留期限時，該資料將被覆蓋、刪除或根據相關係統和安全規則進行適當處理。

資訊安全與營運管理

为了降低数据未经授权访问、泄露、更改、丢失或滥用的风险，JBA 采用适合其业务规模和数据性质的合理管理和技术措施，包括：

• 根據工作職責設定存取權限。
• 對重要係統應用適當的身份驗證。
• 當職責發生變化時，及時調整或撤銷權限。
• 將敏感評論文件與公開網站內容分開。
• 保留重要資料存取和管理操作的必要記錄。
• 定期檢視不再需要的數據。
• 根據需要測試資料恢復和刪除程式。
• 調查可疑的資訊安全事件並採取必要措施。

访问、更正和删除请求

根據適用法律，會員和申請人可以要求存取、更正、暫停使用或刪除 JBA 持有的相關個人資訊。

為了保護個人訊息，JBA 在處理請求之前可能會要求進行必要的身份驗證。

如果由於法律、稅務或會計義務、不完整的交易、付款、索賠、爭議或其他合法原因而必須繼續保留信息，JBA 可能無法立即刪除信息。

在這種情況下，JBA 將在適用法律允許的範圍內解釋繼續保留的原因。

將請求提交至 JBA 官方隱私和資料查詢台： privacy@japanbrandauction.jp 主題為「隱私請求」。不要在普通電子郵件中附加身分證明文件； JBA 將提供需要驗證文件的安全提交方法。

政策檢討和更新

JBA 定期檢視本政策，以因應法律法規、業務流程、資訊系統和資料處理方法的變更。

如果發生重大變更，JBA 將在其網站上發布更新的政策和生效日期，並根據適用法律的要求採取額外的通知措施。